Бухгалтерское сопровождение

Связаться с нами

Как организовать ведение документооборота?   

Опытным управленцам известно, что документооборот предприятия, независимо от формы собственности, направления и величины, играет важную роль в построении эффективной бизнес-модели.  Стабильная система движения документации должна соответствовать ключевым характеристикам: 

  • актуальность и своевременность
  • информативность и корректность
  • ответственность, доступность и конфиденциальность

Задачи своевременности и контроля эффективно решает создание централизованной системы. Требования — регламентировать сроки и взаимодействие на протяжении всего пути документа от создателя до получателя. Четко описанные правила оформления и адресации внутренних / входящих документов в конечном счете обеспечивают как надежный суппорт бизнес-процессов, так и гибкое управление компанией благодаря актуальности данных им своевременности операций. Заинтересованные лица — руководитель, управляющий, клиент либо партнер — всегда оказываются в более выгодных условиях, имея на руках нужный документ в оговоренное время. Никаких простоев, ведущих к штрафным санкциям со стороны контрагентов, не будет, если грамотно налажена автоматизация документооборота. 

Ведение документооборота компании: 7 ключей оптимизации

Для достижения целей бизнес-субъекта важным является такой инструмент как четко отлаженное делопроизводство. В данном ключе мы говорим о деятельности работников / подразделений, задействованных в формировании документально-информационной базы, необходимой управленческому аппарату для принятия решений. 

Как организовать внутренний документооборот компании правильно? Все уже придумано до нас — нужно официально задекларировать правила работы с документацией и контролировать их соблюдение коллективом.  

Правила оптимизации документооборота:

  1. Назначение одного ответственного сотрудника для высвобождения времени других 

Прием и отправка всех исходящих и входящих документов должны быть под личным контролем одного сотрудника. Таким образом есть ответственное лицо для регистрации / учета / проверки / отправки / переадресации документов. 

  1. Правильное распределение потоков входящих документов

На данном этапе следует дифференцировать  документацию по типам, актуальности и кругу заинтересованных лиц. Для оптимального движения деловых бумаг, в зависимости от широты цепочки задействованных сотрудников, стоит использовать принцип приоритетности: для передачи руководителю напрямую (минуя заместителей), передача ответственному менеджеру, передача заместителю по конкретному направлению, и т.д. Так вы обеспечите максимально быстрое попадание нужных данных ответственному за участок принятия решений специалисту, ускорив тем самым результат. 

  1. Единая система регистрации, точность учета документов  

Важно учитывать, что входящий документ регистрируется только 1 раз, и не требует дополнительного учета сотрудниками отделов. Чтобы нужные данные были всегда доступны и поиск не занимал полдня драгоценного времени, ответственный за делопроизводство сотрудник должен сразу проводить регистрацию и учет движения входящих / исходящих.  

  1. Четкий регламент процесса согласования

Как уже сказано, одним из ключей качественного делооборота является актуальность получаемой информации. Чтобы выполнить данное требования, следует вовремя утверждать / отправлять на доработку документ. Для этого правила должны включать перечень документов, требующих согласования, сроки и перечень должностных лиц. Таким образом работники, вовлеченные в процесс, могут обеспечить актуальность информации в момент получения конечным адресатом.

  1. Определение перечня документов, не требующих регистрации

Бумажный документооборот компании может засорять входящая корреспонденция, не требующая учета. К примеру, письмо с рекламной продукцией не требуют присвоения номера. Можно перенаправить заинтересованному сотруднику либо, при неактуальности, уничтожить. 

  1. Делегирование права подписи

Для экономии времени руководителя право согласования определенных документов можно передать заместителям. Следуя данному правилу, получаем двойную выгоду — сохраняем время руководства и ускоряем доставку данных адресату. 

  1. Дифференциация документации на потоки

Общее разделение документов предполагает наличие входящей, исходящей и внутренней документации. В зависимости от масштабов предприятия и направлений можно создавать субуровни маркировки документов. Скажем, исходящие можно разделить следующим образом: в проверяющие органы, в филиалы (при наличии), клиентам, партнерам, и т.д. Каждому виду можно присвоить ранг приоритетности, контролируя сроки с учетом актуальности, договоренности либо законодательных норм. 

 Если нужно оптимизировать ведение документооборота, специалисты компании «Алетория» разработают для Вашего бизнеса индивидуальное решение.


Как правило, нанимая штатного бухгалтера, вы ориентируетесь только на документы об образовании и трудовой стаж. Мы же проверяем профподготовку каждого бухгалтера на практике. И к тому же обеспечиваем всей команде регулярное повышение квалификации.

Стоимость услуги профессионального бухгалтерского сопровождения обычно ниже или как минимум сопоставима с расходами на содержание штатного бухгалтерского отдела. Чтобы убедиться в этом, воедино все расходы на содержание кадровых специалистов и их рабочих мест.

В отличие от штатного бухгалтера, наша компания несет полную ответственность за ущерб и убытки, связанные с некачественными бухгалтерскими услугами. Включая ошибки, несвоевременным выполнением, потерей документов

Старайтесь риски «человеческого фактора». Вам не страшны непредвиденная отпуск, больничные, декрет или освобождение бухгалтера. Поскольку в любом из этих случаев исполнитель предоставит равноценную замену специалиста