Как организовать ведение документооборота?
Опытным управленцам известно, что документооборот предприятия, независимо от формы собственности, направления и величины, играет важную роль в построении эффективной бизнес-модели. Стабильная система движения документации должна соответствовать ключевым характеристикам:
- актуальность и своевременность
- информативность и корректность
- ответственность, доступность и конфиденциальность
Задачи своевременности и контроля эффективно решает создание централизованной системы. Требования — регламентировать сроки и взаимодействие на протяжении всего пути документа от создателя до получателя. Четко описанные правила оформления и адресации внутренних / входящих документов в конечном счете обеспечивают как надежный суппорт бизнес-процессов, так и гибкое управление компанией благодаря актуальности данных им своевременности операций. Заинтересованные лица — руководитель, управляющий, клиент либо партнер — всегда оказываются в более выгодных условиях, имея на руках нужный документ в оговоренное время. Никаких простоев, ведущих к штрафным санкциям со стороны контрагентов, не будет, если грамотно налажена автоматизация документооборота.
Ведение документооборота компании: 7 ключей оптимизации
Для достижения целей бизнес-субъекта важным является такой инструмент как четко отлаженное делопроизводство. В данном ключе мы говорим о деятельности работников / подразделений, задействованных в формировании документально-информационной базы, необходимой управленческому аппарату для принятия решений.
Как организовать внутренний документооборот компании правильно? Все уже придумано до нас — нужно официально задекларировать правила работы с документацией и контролировать их соблюдение коллективом.
Правила оптимизации документооборота:
- Назначение одного ответственного сотрудника для высвобождения времени других
Прием и отправка всех исходящих и входящих документов должны быть под личным контролем одного сотрудника. Таким образом есть ответственное лицо для регистрации / учета / проверки / отправки / переадресации документов.
- Правильное распределение потоков входящих документов
На данном этапе следует дифференцировать документацию по типам, актуальности и кругу заинтересованных лиц. Для оптимального движения деловых бумаг, в зависимости от широты цепочки задействованных сотрудников, стоит использовать принцип приоритетности: для передачи руководителю напрямую (минуя заместителей), передача ответственному менеджеру, передача заместителю по конкретному направлению, и т.д. Так вы обеспечите максимально быстрое попадание нужных данных ответственному за участок принятия решений специалисту, ускорив тем самым результат.
- Единая система регистрации, точность учета документов
Важно учитывать, что входящий документ регистрируется только 1 раз, и не требует дополнительного учета сотрудниками отделов. Чтобы нужные данные были всегда доступны и поиск не занимал полдня драгоценного времени, ответственный за делопроизводство сотрудник должен сразу проводить регистрацию и учет движения входящих / исходящих.
-
Четкий регламент процесса согласования
Как уже сказано, одним из ключей качественного делооборота является актуальность получаемой информации. Чтобы выполнить данное требования, следует вовремя утверждать / отправлять на доработку документ. Для этого правила должны включать перечень документов, требующих согласования, сроки и перечень должностных лиц. Таким образом работники, вовлеченные в процесс, могут обеспечить актуальность информации в момент получения конечным адресатом.
- Определение перечня документов, не требующих регистрации
Бумажный документооборот компании может засорять входящая корреспонденция, не требующая учета. К примеру, письмо с рекламной продукцией не требуют присвоения номера. Можно перенаправить заинтересованному сотруднику либо, при неактуальности, уничтожить.
- Делегирование права подписи
Для экономии времени руководителя право согласования определенных документов можно передать заместителям. Следуя данному правилу, получаем двойную выгоду — сохраняем время руководства и ускоряем доставку данных адресату.
- Дифференциация документации на потоки
Общее разделение документов предполагает наличие входящей, исходящей и внутренней документации. В зависимости от масштабов предприятия и направлений можно создавать субуровни маркировки документов. Скажем, исходящие можно разделить следующим образом: в проверяющие органы, в филиалы (при наличии), клиентам, партнерам, и т.д. Каждому виду можно присвоить ранг приоритетности, контролируя сроки с учетом актуальности, договоренности либо законодательных норм.
Если нужно оптимизировать ведение бумажного документооборота, специалисты компании «Алетория» разработают для Вашего бизнеса индивидуальное решение.